Kaum eine Aufgabe frisst im Arbeitsalltag so viel Zeit wie E-Mails – vor allem die unangenehmen. Genau dort ist ChatGPT am stärksten: Es liefert in Sekunden einen Entwurf, den du nur noch prüfst und in deinen Ton bringst. Hier sind zehn kopierfertige Vorlagen für die Situationen, die immer wiederkommen.

Vorab die drei Grundregeln: Gib immer die Situation, den gewünschten Ton und die Länge vor. Ersetze echte Namen in Entwürfen durch Platzhalter wie „[Name]" – warum, liest du hier. Und schick nie den unbearbeiteten KI-Text ab: Einmal laut lesen, in deine Worte bringen, dann senden.

1. Auf eine Reklamation antworten

„Schreibe eine ruhige, lösungsorientierte Antwort auf folgende Kundenbeschwerde. Wir entschuldigen uns, bieten [Lösung] an. Maximal sechs Sätze, keine Rechtfertigungen: [Beschwerde einfügen]"

2. Eine Anfrage freundlich ablehnen

„Formuliere eine freundliche Absage an [Name]: Wir können den Auftrag aus Kapazitätsgründen nicht übernehmen. Ohne Ausflüchte, mit einem guten Wunsch, vier Sätze."

3. Zahlungserinnerung – höflich, aber klar

„Schreibe eine höfliche erste Zahlungserinnerung: Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] ist offen. Freundlicher Ton, klare Bitte um Ausgleich bis [Datum], Hinweis, dass sich die Mail bei Zahlung erledigt hat."

4. Einen Termin verschieben

„Formuliere eine kurze Mail: Ich muss unseren Termin am [Datum] leider verschieben, schlage [zwei Alternativen] vor und entschuldige mich für die Umstände. Herzlich, nicht unterwürfig."

5. Nach einem Angebot nachfassen

„Schreibe eine unaufdringliche Nachfass-Mail: Vor zwei Wochen habe ich das Angebot [Nummer] geschickt. Frage freundlich nach dem Stand und biete an, offene Fragen zu klären. Drei bis vier Sätze."

6. Eine schlechte Nachricht überbringen

„Hilf mir, folgende schlechte Nachricht fair zu formulieren: [Situation]. Erst die Nachricht klar benennen, dann der Grund, dann die nächsten Schritte. Ehrlich, ohne Floskeln."

7. Auf eine unfreundliche Mail gelassen antworten

„Hier ist eine ziemlich unfreundliche Mail. Schreibe eine sachliche, deeskalierende Antwort, die auf die Kritikpunkte eingeht, aber sich nichts unterstellen lässt: [Mail einfügen]"

8. Eine lange Mail beantworten, ohne alles zu wiederholen

„Fasse zuerst zusammen, was der Absender von mir will (Stichpunkte). Formuliere dann eine Antwort, die alle Fragen in dieser Reihenfolge knapp beantwortet: [Mail einfügen]"

9. Team oder Kunden über eine Änderung informieren

„Schreibe eine klare Info-Mail an [Team/Kunden]: Ab [Datum] ändert sich [Was]. Grund, was das konkret bedeutet, an wen man sich bei Fragen wendet. Sachlich und knapp."

10. Dankeschön, das nicht nach Standard klingt

„Formuliere ein kurzes, ehrliches Dankeschön an [Name] für [Anlass]. Persönlich und konkret, ohne übertriebenes Lob, zwei bis drei Sätze."

So machst du aus dem Entwurf deine Mail

Der KI-Entwurf ist Rohmaterial. Prüfe drei Dinge: Stimmen alle Fakten (Daten, Beträge, Zusagen)? Klingt es nach dir – oder nach Floskel-Automat? Und steht nichts drin, was du nicht schriftlich festhalten willst? Dann Namen einsetzen, absenden. Mit der Zeit lohnt es sich, deine besten Prompts als persönliche Vorlagensammlung zu speichern – so wird aus der halben Stunde Mail-Qual eine Minute Routine. Die Grundlagen dazu stehen in gute ChatGPT-Prompts schreiben, den Gesamtüberblick gibt ChatGPT im Berufsalltag.

Häufige Fragen

Merkt der Empfänger, dass die KI mitgeschrieben hat?

Bei unbearbeiteten Entwürfen manchmal ja. Nach deiner Überarbeitung nicht – dann ist es schlicht eine gut formulierte Mail. Entscheidend ist, dass Inhalt und Zusagen von dir kommen.

Darf ich Kundenmails überhaupt in ChatGPT einfügen?

Nur ohne personenbezogene Daten: Namen, Adressen und Kundennummern vorher durch Platzhalter ersetzen. Bei vertraulichem Inhalt: Situation in eigenen Worten beschreiben, statt die Mail einzufügen.

Funktioniert das auch in Outlook oder Gmail direkt?

Beide Anbieter bauen eigene KI-Hilfen ein, teils kostenpflichtig. Der Weg über ChatGPT funktioniert unabhängig davon überall – Entwurf erstellen, kopieren, einfügen.